КУРСЫ БУХГАЛТЕРИИ (16)

КОМПЬЮТЕРНЫЕ КУРСЫ (17)

КУРСЫ СЕКРЕТАРИАТА (5)

КУРСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (10)

КУРСЫ ДЛЯ ШКОЛЬНИКОВ (4)

КУРСЫ ДЛЯ СТУДЕНТОВ (3)

КУРСЫ КРАСОТЫ И ЗДОРОВЬЯ (1)

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

БУХУЧЕТ И НАЛОГИ НА ПРАКТИКЕ 3в1

КУРСЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ОТ АЗОВ ДО БАЛАНСА - ДЛЯ СТУДЕНТОВ

АРХИВОВЕДЕНИЕ ДЛЯ СТУДЕНТОВ

ПРАВО (САР)

Примеры программирования 1С, в PHP, MySQL, HTML – Алматы - Блог «СофтМэйкер»

Заметок в базе: 8
Комментариев: 653

Адрес: г. Алматы, 050057,
ул. Ауэзова 136, оф. 16,
между
ул. Тимирязева
и ул. Габдуллина
Тел./факс: (727) 274-68-60

Профессия СЕКРЕТАРЬ

Автор: Вахрушева Галина

Дата: 2019-03-16

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Места работы

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

  • прием посетителей;
  • прием телефонных звонков;
  • ведение делопроизводства;
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • организация совещаний;
  • заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
  • заказ канцтоваров для офиса;
  • выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

  • среднее или высшее образование;
  • владение ПК;
  • знание основ делопроизводства;
  • знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

  • пунктуальность;
  • умение хорошо выглядеть (презентабельность);
  • организованность.

Образование

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 60 до 150 тысяч тенге. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 90 тысяч тенге.

Карьерный рост секретаря

Секретарь-reception (приемной) – это первая ступенька карьеры. Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны, это:

  • организация приема посетителей (включая предложения чая или кофе),
  • ответы на телефонные звонки и их распределение,
  • отправка и получение корреспонденции,
  • ведение документации и печатание документов (при необходимости).

Степень самостоятельности не велика. В работнике, занимающем должность секретаря приемной, ценится, прежде всего, умение точно следовать инструкциям и указаниям руководителя. Знания языка, как правило, не обязательно. Если  же компания работает с иностранными партнерами, основным требованием к квалификации является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Секретарь-офиса (руководителя) – это вторая ступенька карьерысекретаря, она предполагает несколько большую самостоятельность, чем секретарь приемной, в круг  его обязанностей входит:

  • организация приема посетителей (включая предложения чая или кофе),
  • ответы на телефонные звонки и их распределение,
  • отправка и получение корреспонденции,
  • ведение документации и печатание документов (при необходимости).
  • ведение делопроизводства и баз данных,
  • обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями руководителя и сотрудников,
  • осуществление подготовки документов, печать и тиражирование материалов,

он должен знать:

  • основы делопроизводства,
  • деловой этикет,
  • быть уверенным пользователем ПК.
Секретарь-офиса  – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки (на русском, казахском и иностранном языках), переадресовывает их в отделы или конкретным сотрудникам, встречает посетителей. Помимо вышеперечисленных функций он принимает и анализирует входящую корреспонденцию, выполняет поручения руководителя и его заместителей, набирает тексты документов на компьютере, ведет документацию, является координатором организационной работы приемной.

Секретарь-референт - это третья ступенька карьеры секретаря, помимо обязанностей секретаря руководителя, несет значительно большую ответственность в работе и принятии решений.

В круг  его обязанностей входит:

  • ответы на телефонные звонки и их распределение,
  • отправка и получение корреспонденции,
  • ведение документации и печатание документов (при необходимости).
  • ведение делопроизводства и баз данных,
  • обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями руководителя и сотрудников,
  • осуществление подготовки документов, печать и тиражирование материалов.

Он должен знать:

  • секретарское дело, общее, кадровое и архивное делопроизводство,
  • деловой этикет,
  • быть уверенным, профессиональным пользователем ПК.

Он должен уметь:

  • готовить информационные материалы для руководителя и контролировать исполнение его указаний и документов;
  • организовывать прием посетителей, встречи и различные деловые мероприятия (собеседования, протокольные мероприятия, совещания, переговоры, презентации, приемы);
  • участвовать в планировании рабочего дня руководителя (следит за тем, чтобы рабочий график соблюдался) и выработке решений по вопросам организационного и информационного обеспечения деятельности предприятия;
  • хорошо знать систему документационного обеспечения управления, структуру и  функции организации и ее руководящий состав.

Он отвечает:

  • за подготовку и оформление документов за подписью руководителя организации;
  • за ведение делопроизводства в организации в целом (эта обязанность на него может быть возложена приказом руководителя, если в организации нет службы ДОУ);
  • обеспечение руководителя необходимой информацией в виде отчетов, обзоров и справок, готовит доклады, организует совещания и переговоры, ведет и оформляет протоколы совещаний, участвует в переговорах.

Секретарь-референт – это основной помощник руководителя, и от его квалификации и опытности зависит многое в компании. Достойное знание секретарского дела важно для профессионализма секретаря и повышения его по карьерной лестнице. Но секретарем не рождаются, а становятся, мы подготовим для вас (работодатели) обученных, грамотных помощников, владеющих всеми современными знаниями и технологиями в бизнесе.

Руководители разного уровня, от заместителей директора или начальника отдела небольшой компании до первых персон государства – президента, премьер-министра — предпочитают иметь надежных помощников – секретарей. Толковый секретарь, которому можно доверить не только приготовление кофе или бутербродов, — это настоящая находка.

Работа руководителя предполагает широкий документооборот: акты, приказы, распоряжения, решения, письма, протоколы и т.д. И каждый документ имеет свои функции, требования к оформлению, ГОСТы, юридическое значение. Правильность и грамотность составления, а также соответствие документа его целям и задачам, — это основные моменты делопроизводства, и каждый секретарь должен четко определять и уметь использовать в своей работе весь потенциал делопроизводства.

Профессиональный Секретарь-референ должен владеть слепым методом печати, печатать с высокой скоростью около 250-300 знаков в минуту, знать правила оформления различных машинописных работ (титульного листа, оглавления, сносок, приложений, таблиц, библиографи, примечаний, нумерации страниц, правила правописания).

Современный Секретарь-референ должен профессионально владеть офисными, а порой и графическими программами. Эффективный секретарь обязан не только уметь печатать и знать делопроизводство, но и знать деловую этику и психологию взаимоотношений c работниками компании, поставщиками, клиентами, партнерами, правила делового этикета, психологию, искусство самопрезентации и мн. др. Обучение на курсах Секретарей дают слушателям навыки по важным моментам взаимоотношений, правилам поведения в бизнесе и в коллективе, ведению переговоров по телефону и вживую и т.д.

Секретарь-референт должен умело балансировать между начальником и подчиненными сохраняя при этом хорошие отношения со всеми. Хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа, а плохой уменьшает его на половину. От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж и успешная деятельность организации.

Офис-менеджер (администратор офиса) - эта должность существует почти в каждой компании. В наши дни офис-менеджер является не просто лицом компании и в обязанности этого работника входит быть привлекательным, приветливым, располагающим и симпатичным. Однако больше всего руководитель предприятия желает видеть у себя в качестве помощника квалифицированного работника, который станет реальным и эффективным специалистом, который готов помочь ему во всех делах. Хорошей офис-менеджер характеризуется в качестве «правой руки», без которой нельзя обойтись. Офис-менеджер помогает руководителю в решение многих производственных вопросов. Он должен обеспечивать административную и управленческую поддержку главе компании. 

Описание профессии офис-менеджер

Офис-менеджер – это связующее звено между руководителем с другими работниками компанииСекретарь-делопроизводитель занимается рядом функций: составление и оформление документов, например, приказы, распоряжения, договоры, переписка и др. Он также занимается организационными вопросами и обеспечивает деловую обстановку в организации.

Офис-менеджер ведет делопроизводство и кадровый учет компании, первый принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки. Сотрудник также формирует план рабочего распорядка руководителя. Он должен создать для него удобную обстановку для работы, организует совещания и приёмы. 

В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством - определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.

Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.

При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Современный офис-менеджер - настоящий хозяин офиса.

Офис-менеджер — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Офис-менеджер - решает все вопросы обеспечения офиса в крупных компаниях. Он должен знать остновы маркетинга, менеджмента, организации производства, общее и кадровое делопроизводство, секретарское дело, уметь организовывать и контролировать работу офиса, он принимает активное участие в организации приема посетителей и деловых поездок руководителя, подготовке деловых мероприятий (совещаний, переговоров, приемов, презентаций, корпоративных мероприятий). Обязательным условием является наличие хороших организаторских спосоностей.

Личные качества офис-менеджера

Прежде всего, сотрудник должен быть ухоженным, доброжелательным, высокоорганизованным и психологически устойчивым. Секретарь-делопроизводитель должен уметь слушать людей, а также хранить секреты. Он работает в офисе и пользуется ПК, оргтехникой и т.д. Как правило, у него ненормированный рабочий день.

Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.

Требования к образованию офис-менеджера:

В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).

Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.

Место работы и карьера:

Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда. Но перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они никогда не займут. Если только не выйдут за него замуж.

Как стать офис-менеджером

Специального образования для офис-менеджера нет. Чаще всего работодатели, выбирая сотрудника на эту должность, отдают предпочтение претендентам с высшим гуманитарным образованием и высокой коммуникабельностью.

Зарплата офис-менеджера

Заработная плата офис-менеджера варьируется от 75 до 150 тысяч тенге в месяц. Оклад данного специалиста во многом зависит от объема работ, перечня выполняемых им функций и статуса компании-работодателя. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 100 тысяч тенге в месяц.

 

Просмотров: 5222

Оцените заметку: 1 2 3 4 5

Комментарии к этой заметке:

Добавить Ваш комментарий:

Введите сумму чисел с картинки